【公司秘書職責】公司秘書自已做可以嗎？一文看懂公司秘書重要性

對於許多初創企業家來說，對於有限公司的運作及結構可能還不是非常熟悉，有時會將公司秘書的角色誤解為類似私人助理的工作。然而，公司秘書在有限公司中扮演著重要且專業的角色，遠非一般人所想的可有可無。本文旨在與各位創業者分享公司秘書的責任與職務，加深大家對這一崗位的理解。對於計劃創立有限公司的您，了解公司秘書的重要性更顯得至關重要！

在香港，公司秘書是一個法定職位，必須被所有在香港註冊的公司指定。公司秘書的角色是多方面的，負責協助公司遵守相關的法律和法規，以及管理公司的行政事務。他們是公司與股東之間的主要聯繫點，並且在維護公司治理結構中扮演著關鍵角色。這包括但不限於籌備和記錄董事會會議和股東大會、維護公司記錄、管理股份登記、提交年度申報表，以及確保公司遵循香港公司條例的規定。

在香港，若公司有多於一名董事，則可以允許董事兼任公司秘書。然而，若公司只有一名董事，則該董事不能兼任公司秘書。這是為了確保有足夠的治理分離，從而增加公司運作的透明度和問責性。此外，若公司秘書是一個人，他或她必須居住在香港；若公司秘書是一個機構，則該機構必須在香港有註冊辦公室。

在香港，政府要求從事公司秘書業務經營者必須持有有效的信託或公司服務提供者（Trust or Company Service Provider，簡稱TCSP）牌照。TCSP牌照是根據《反洗錢及恐怖分子資金籌集（金融機構）條例》（AMLO）所設立的一項法定要求，旨在防範金融系統被用於洗錢和恐怖分子資金籌集活動。

要獲得 TCSP 牌照，申請人需要符合以下要求：

• 通過專業負責人（RO）的審查，這名負責人需具備足夠的專業知識和行業經驗，並且良好信譽。
• 提供公司運營的詳細資料，包括業務性質、公司治理架構及內部控制措施等。
• 進行反洗錢和反恐怖融資風險評估及建立相應的內部政策、程序和控制。

在香港，公司秘書的職責包括但不限於以下幾點：

• 確保公司遵守香港公司法和其他相關法律法規的規定。
•  負責籌備公司董事會會議和股東大會，包括會議通知的發送、會議日程的安排和會議記錄的撰寫。
• 維護公司的法定書籍，如登記董事和秘書的名單、股東名冊和會議記錄。
• 向香港公司註冊處提交必要的文件，如年度申報表、變更董事或公司秘書的通知等。
• 提供專業建議，協助董事會成員了解他們的責任和公司法的要求，並就公司治理事務提供指導。